Modernización operativa de una firma de abogados mediana
Una firma de abogados mediana con seis prácticas activas
Una firma de abogados de unos 120 profesionales, seis prácticas activas y presencia en dos ciudades. Factura sobre todo por hora, con una presión creciente de los clientes corporativos por ofrecer modelos de facturación alternativos.
Herramientas básicas y un ciclo de iniciativas tecnológicas que morían sin tracción
La firma operaba con herramientas básicas: el correo hacía las veces de sistema de gestión de asuntos, las horas se registraban en hojas de cálculo, los documentos vivían en carpetas de red y la facturación corría sobre una aplicación antigua que nadie quería tocar por miedo a que dejara de funcionar. Los socios sabían que tenían que modernizarse, pero cada intento previo había fracasado: la solución propuesta exigía cambiar demasiadas cosas a la vez y ellos perdían la paciencia cuando no veían resultados rápidos. Además, la adopción de tecnología era despareja entre ellos.
Victorias tempranas en ocho semanas como base para las fases mayores
Diseñamos una hoja de ruta de transformación enfocada en victorias tempranas y visibles. En lugar de intentar un cambio masivo, empezamos con un conjunto de automatizaciones en Microsoft Power Platform que resolvían molestias diarias que todos los abogados sufrían: la revisión de conflictos de interés, que antes tomaba días; un formulario digital para abrir asuntos nuevos, que reemplazó un proceso de correos y firmas en papel; y un tablero de productividad por práctica que le dio al socio director una visibilidad que nunca había tenido. Estas automatizaciones se implementaron en ocho semanas y ganaron el respaldo necesario para la segunda fase: un sistema de gestión documental y la reestructuración del modelo de gestión del conocimiento, para preparar la base documental de la firma de cara a incorporar capacidades de inteligencia artificial.
Diagnóstico
Mapeo de las molestias diarias que todos los abogados sufrían y su priorización por impacto y facilidad técnica.
Victorias tempranas (ocho semanas)
Automatización de la revisión de conflictos de interés, formulario digital de apertura de asuntos y tablero de productividad por práctica sobre Microsoft Power Platform.
Base documental
Un sistema de gestión documental y la reestructuración del modelo de gestión del conocimiento, para preparar la base documental de la firma de cara a la inteligencia artificial.
Continuidad
Acompañamiento al equipo de la firma en la operación de las herramientas y planeación de las fases mayores que el respaldo de los socios ahora habilita.
Tiempo administrativo liberado y un cambio cultural que habilitó las fases siguientes
La firma reportó que cada abogado liberó un tiempo administrativo importante a la semana. La revisión de conflictos de interés pasó de un promedio de tres días a completarse en menos de cuatro horas. Pero el resultado más valioso fue cultural: demostrar valor tangible en las primeras ocho semanas ganó el apoyo de los socios más escépticos para las fases siguientes, y rompió el ciclo de iniciativas tecnológicas que arrancaban con entusiasmo y morían a los dos meses por falta de tracción.
3 días → menos de 4 horas
Revisión de conflictos de interés
Tiempo liberado
Tiempo administrativo por abogado a la semana
Respaldo de los socios
Apoyo para las fases siguientes
Ciclo roto
Iniciativas que morían a los dos meses por falta de tracción
Bredia en este sector y con estas capacidades
Conversemos sobre la modernización de tu firma
Si lideras una firma de abogados que ha intentado modernizarse sin tracción sostenida, conversemos sobre el método de victorias tempranas que aplicamos para ganar el respaldo de los socios desde las primeras semanas.